Es ist ganz natürlich, dass die Kommunikation zwischen Mitarbeitern innerhalb eines bekannten Kontextes einfach und ohne größere Störungen abläuft. Wird in diesem Kontext über Ideen und Verbesserungen der Arbeitsabläufe gesprochen, ist auch allen Beteiligten die jeweilige Intention des Gesagten völlig transparent.

Befreien Sie sich von Annahmen zu Kontext und Absicht

Bewegen Sie sich außerhalb des Kontexts in Gesprächen mit Mitarbeitern anderer Abteilungen, kann es sein, dass dieselben Aussagen auf völliges Unverständnis stoßen oder zumindest die dahinter verborgene Absicht unklar bleibt. Wenn Sie Anforderungen schriftlich formulieren wollen, befreien Sie sich von der Annahme irgendeines kontextbezogenen Verständnisses.

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Formulieren Sie vollständig

Sollen Ablauf- oder Objektbeschreibungen für Projekte angefertigt werden, findet dies meist nicht „auf der grünen Wiese“ statt. Es gibt häufig schon ein IT-System, das abgelöst werden soll. Dementsprechend passiert es leicht, dass nur Punkte genannt werden, die aktuell besonders wichtig erscheinen oder die zusätzlich zum Bestehenden angefordert werden sollen. Alles andere wird nicht aufgeführt, da dies ja als „aus dem Altsystem bekannt“ oder „wie gehabt“ gilt und sowieso umgesetzt wird. Nein, das wird nicht reibungslos funktionieren; hier sollten Sie unbedingt auf Vollständigkeit achten.

Erlangen Sie die Reife einer Anforderung

Es gibt viele gute Ideen, die als Anforderung formuliert werden, aber im Endeffekt nicht gut genug durchdacht wurden, um umgesetzt werden zu können. Manches Mal fehlt es auch nur an Voraussetzungen zur Umsetzung, die schlicht und einfach noch nicht erfüllt werden können. Hier gilt es, die Reife der Anforderung zu erreichen. Dazu können die Anforderungen beispielsweise an alle Mitarbeiter, die das Thema betrifft, gesendet werden, um deren Meinung einzuholen. Dabei erhält man meist die Urteile „gut“, „schlecht“ oder „habe ich nicht verstanden“. Gerade letzteres kann ein Hinweis auf eine nicht ausgereifte Anforderung sein.

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